ZuschlagZahlungserinnerung und Mahnung: freundlich, klar, wirksam
Niemand mahnt gern. Also wird gewartet – und das Geld liegt beim Kunden statt bei dir. Dabei ist die erste Erinnerung meistens alles, was es braucht: Die meisten offenen Rechnungen sind schlicht untergegangen. Hier steht, wie der Ablauf aussieht, welche Rechte du hast und wie du formulierst.
Der Ablauf in vier Stufen
- Zahlungserinnerung – zwei bis drei Tage nach Fälligkeit. Freundlich, ohne Vorwurf, mit allen Zahlungsangaben.
- 1. Mahnung – etwa eine Woche später. Sachlich, mit neuer Frist von 10 Tagen.
- 2. Mahnung – nochmals 10 Tage später. Klar, mit Hinweis auf weitere Schritte.
- Weitere Schritte – in der Schweiz die Betreibung beim Betreibungsamt, in Deutschland das gerichtliche Mahnverfahren oder ein Inkassobüro.
Schweiz: Verzug und Verzugszins
Ist auf der Rechnung ein bestimmter Verfalltag vereinbart («zahlbar bis 30. Oktober»), gerät der Kunde mit Ablauf dieses Tages automatisch in Verzug – ohne Mahnung (Art. 102 Abs. 2 OR). Steht nur «zahlbar innert 30 Tagen» ohne vereinbartes Datum, setzt ihn erst die Mahnung in Verzug (Art. 102 Abs. 1 OR).
Ab Verzug schuldet er einen Verzugszins von 5 % pro Jahr (Art. 104 OR), sofern nichts anderes vereinbart ist. Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie vorher vereinbart wurden. Zahlt der Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht, kannst du beim Betreibungsamt seines Wohnorts die Betreibung einleiten – auch online.
Deutschland: Verzug, Zinsen, Pauschale
Der Kunde kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB) – bei Verbrauchern nur, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist. Eine Mahnung führt den Verzug früher herbei.
Verzugszinsen: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Verbrauchern, 9 Prozentpunkte im B2B-Geschäft (§ 288 BGB). Gegenüber Unternehmen kannst du zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB).
Drei Vorlagen zum Kopieren
Zahlungserinnerung
1. Mahnung
2. Mahnung
So wird schneller bezahlt
- Zahlen leicht machen: QR-Code, IBAN zum Kopieren, TWINT-Hinweis. Jede Hürde verzögert.
- Ein festes Datum statt «30 Tage netto» – das ist eindeutiger und setzt in der Schweiz den Verzug ohne Mahnung in Gang.
- Anzahlung bei Auftrag: Bei grösseren Projekten 20 bis 50 % vorab. Dann ist das Risiko kleiner – und der Kunde committed.
- Nicht persönlich nehmen, aber konsequent sein: Eine automatische Erinnerung wirkt neutral und kommt pünktlich.
Häufige Fragen
Wann sollte ich die erste Zahlungserinnerung schicken?
Zwei bis drei Tage nach Fälligkeit. Früh genug, dass die Rechnung noch präsent ist – spät genug, dass die Zahlung sicher nicht nur unterwegs ist.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
In der Schweiz nur, wenn sie vorher vereinbart wurden, etwa in deinen AGB oder auf der Offerte. In Deutschland kannst du im B2B-Geschäft eine Verzugspauschale von 40 Euro verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB).
Wie viele Mahnungen muss ich schicken?
Gesetzlich ist in der Schweiz keine bestimmte Anzahl vorgeschrieben. Üblich sind eine Erinnerung und zwei Mahnungen, bevor du die Betreibung einleitest.
Was ist der Unterschied zwischen Erinnerung und Mahnung?
Die Erinnerung ist ein freundlicher Hinweis. Die Mahnung fordert ausdrücklich zur Zahlung auf – in der Schweiz setzt sie den Kunden in Verzug, wenn kein festes Zahlungsdatum vereinbart war.
Erinnerungen automatisch verschicken.
Zuschlag kann deine Kunden per Mail an offene Rechnungen erinnern. Die erste Erinnerung geht 2 Tage nach Fälligkeit raus, mit Link und QR-Code. Meldet der Kunde, dass er bezahlt hat, hört Zuschlag auf. Du schaltest das einmal in den Einstellungen ein.