ZuschlagXRechnung erstellen – ohne teure Software
Die E-Rechnung kommt in Deutschland schrittweise: Empfangen müssen sie schon alle, ausstellen bald auch. Hier steht, welche Fristen für dich gelten, was eine XRechnung ist und wie du sie erzeugst, wenn ein Kunde sie verlangt.
Die Fristen im Überblick
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können (ein E-Mail-Postfach genügt). |
| bis Ende 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen bleiben erlaubt (PDF mit Zustimmung des Kunden). |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen im Inland B2B E-Rechnungen ausstellen. Ausnahme: Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. |
Für Rechnungen an Behörden (B2G) ist die XRechnung schon heute Standard – meist mit einer Leitweg-ID als Käuferreferenz.
XRechnung oder ZUGFeRD?
- XRechnung: eine reine XML-Datei nach dem europäischen Standard EN 16931, in zwei Syntaxen (UBL oder CII). Für Menschen nur mit Viewer lesbar.
- ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Sieht aus wie eine normale Rechnung und ist trotzdem maschinenlesbar.
Beide erfüllen die Pflicht. Viele Behörden verlangen ausdrücklich XRechnung.
Was in der XRechnung stecken muss
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit und Währung.
- Verkäufer mit Anschrift, E-Mail und Steuernummer bzw. USt-IdNr.
- Käufer mit Anschrift und Käuferreferenz (bei Behörden die Leitweg-ID).
- Positionen mit Menge, Einheit, Preis und Steuerkategorie.
- Steuer- und Gesamtbeträge sowie die Zahlungsangaben (IBAN).
So erzeugst du sie mit Zuschlag
- Rechnung wie gewohnt erstellen – zum Beispiel per Klick aus dem angenommenen Angebot.
- Bei Behörden die Leitweg-ID als Käuferreferenz eintragen.
- «XRechnung (XML)» herunterladen und an den Kunden oder ins Portal schicken.
- Vor dem ersten Versand an eine Behörde mit dem KoSIT-Validator prüfen.
Ehrlich gesagt
Zuschlag ist kein zertifiziertes ERP. Die XRechnung folgt dem Standard 3.0 (UBL) – bei Behörden prüfst du die erste Datei am besten einmal mit dem Validator.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen müssen alle Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle anderen ab dem 1. Januar 2028. Kleinunternehmer sind ausgenommen.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist strukturiert und maschinenlesbar, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF gilt nur noch als «sonstige Rechnung».
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei – für Menschen und Maschinen lesbar. Beide erfüllen die Pflicht (ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL).
Wie prüfe ich, ob meine XRechnung gültig ist?
Mit dem kostenlosen Validator der KoSIT oder den Prüfwerkzeugen der Rechnungseingangsplattformen von Bund und Ländern – besonders wichtig bei Rechnungen an Behörden.
XRechnung aus jeder Rechnung.
Mit Zuschlag Pro machst du aus jeder Rechnung eine XRechnung 3.0 zum Herunterladen. Alle anderen Kunden bekommen die normale Rechnung mit GiroCode.