ZuschlagOfferte schreiben: so sagt der Kunde ja
Eine gute Offerte beantwortet drei Fragen auf einen Blick: Was bekommt der Kunde, was kostet es, und bis wann gilt das? Alles andere ist Beiwerk. Hier steht, was hineingehört, wie verbindlich sie ist – und wie du sie so verschickst, dass sie nicht im Chat untergeht.
Was in eine Offerte gehört
- Absender: Name bzw. Firma, Adresse, Kontakt. Bist du MWST-pflichtig, die UID mit Zusatz «MWST».
- Empfänger: Firma und Ansprechperson mit Adresse.
- Datum und Offertnummer – damit beide Seiten wissen, worüber sie reden.
- Leistungsbeschrieb: was enthalten ist – und was ausdrücklich nicht. Das verhindert später die meisten Diskussionen.
- Positionen mit Menge, Einheit (Std., Pauschal, Stk.), Einzelpreis und Betrag.
- MWST: Satz und Betrag, oder der Hinweis, dass du nicht MWST-pflichtig bist.
- Gültigkeit, zum Beispiel 30 Tage.
- Zahlungsbedingungen, bei grösseren Aufträgen mit Anzahlung.
- Wie angenommen wird: Unterschrift, Mail – oder ein Klick auf einen Link.
Wie verbindlich ist eine Offerte?
Eine Offerte ist rechtlich ein Antrag zum Abschluss eines Vertrags. Setzt du eine Frist («gültig bis 31. Oktober»), bist du bis zum Ablauf daran gebunden (Art. 3 OR). Ohne Frist bist du unter Abwesenden so lange gebunden, wie du mit einer rechtzeitigen Antwort rechnen darfst (Art. 5 OR). Wer sich nicht binden will, macht das deutlich – zum Beispiel mit «unverbindlich» (Art. 7 OR).
Bei Werkverträgen lohnt der Blick aufs Preismodell: Bei einem festen Preis musst du das Werk dafür fertigstellen, auch wenn es mehr Aufwand wird (Art. 373 OR). Bei einem ungefähren Kostenansatz darf das Total nicht unverhältnismässig überschritten werden (Art. 375 OR). Schreib also klar, was gilt.
Vorlage zum Kopieren
Fünf Dinge, die mehr Zusagen bringen
- Am selben Tag schicken. Wer zuerst eine saubere Offerte liefert, hat oft schon gewonnen.
- Annehmen leicht machen. Ein PDF ausdrucken, unterschreiben und scannen macht niemand gern. Ein Link mit «Annehmen»-Knopf auf dem Handy schon.
- Optionen anbieten. Ein, zwei Extras zum Ankreuzen (Pflege, Express, zusätzliche Runde) erhöhen den Auftragswert, ohne dass du verkaufen musst.
- Eine Frist setzen. Ohne Gültigkeit gibt es keinen Grund, sich heute zu entscheiden.
- Nach zwei, drei Tagen nachfassen. Am besten, wenn du weisst, dass die Offerte schon angesehen wurde. Ein kurzer Satz reicht: «Haben Sie noch Fragen dazu?»
Und nach der Zusage?
Aus der angenommenen Offerte wird die Rechnung – mit denselben Positionen, abzüglich einer allfälligen Anzahlung, und mit QR-Zahlteil. Wie das genau aussieht, steht im Ratgeber QR-Rechnung erstellen.
Häufige Fragen
Offerte oder Angebot – was ist der Unterschied?
Inhaltlich nichts. In der Schweiz sagt man Offerte, in Deutschland Angebot. Beides ist rechtlich ein Antrag zum Abschluss eines Vertrags.
Muss die MWST auf die Offerte?
Wenn du MWST-pflichtig bist, solltest du Preise klar als exkl. oder inkl. MWST ausweisen und den Satz nennen (Normalsatz 8,1 %, reduziert 2,6 %, Beherbergung 3,8 %). Bist du nicht MWST-pflichtig, schreibst du keine MWST aus.
Wie lange sollte eine Offerte gültig sein?
Üblich sind 14 bis 30 Tage. Eine Frist schützt dich vor alten Preisen und gibt dem Kunden einen Grund, sich zu entscheiden.
Ist eine Annahme per Klick oder Mail gültig?
Die meisten Aufträge sind in der Schweiz formfrei gültig (Art. 11 OR). Eine Zusage per Mail, WhatsApp oder Klick genügt – wichtig ist, dass du sie belegen kannst. Ausnahmen gelten etwa bei Grundstücken.
Schreib deine Offerte ohne Word.
Kopier die Nachricht deines Kunden rein. Die KI schreibt daraus einen Entwurf. Du prüfst ihn und schickst den Link. Dein Kunde sagt auf dem Handy zu, und die Rechnung mit QR-Code ist danach nur ein Klick.